God selskabsledelse

Komiteen for god selskabsledelse har udarbejdet en række anbefalinger for god selskabsledelse i børsnoterede virksomheder.

Selvom By & Havn er et offentligt ejet interessentselskab, agerer selskabet på forretningsmæssige vilkår lig dem, der gælder for børsnoterede virksomheder. Derfor har selskabet valgt som udgangspunkt at følge anbefalingerne. 

• Se redegørelse for By & Havns efterlevelse af anbefalingerne for god selskabsledelse, der er taget til efterretning af By & Havns bestyrelse 14. december 2023.

Hvert år gennemgår bestyrelsen eksisterende som nye anbefalinger for god selskabsledelse og vurderer, hvorvidt By & Havn skal revidere sin praksis i selskabets aktivitetsområder

Interessentskabsmøder

By & Havn er ejet af Københavns Kommune (95%) og Staten (5%) i fællesskab. De to parter udøver deres indflydelse på selskabet på interessentskabsmøder, der afholdes ordinært én gang årligt inden udgangen af april. Mødet indkaldes i henhold til vedtægterne med mindst to ugers varsel. På mødet behandles bl.a. selskabets årsrapport samt sager, som bestyrelsen fremlægger. Årsrapporten offentliggøres på selskabets hjemmeside og indberettes til Erhvervsstyrelsen. Ud over interessenterne deltager bestyrelsens formand, næstformand og interessentskabets revisorer. Beslutninger, der tages på interessentskabsmøderne, kræver enighed blandt interessenterne.

Kvartalsmøder

Ud over årsrapport fremlægger bestyrelsen også kvartalsrapport og halvårsrapport til interessenterne samt til Erhvervsstyrelsen. Disse fremsendes senest 5 uger efter 1. og 3. kvartal og offentliggøres efterfølgende. På baggrund af rapporterne afholdes der kvartalsmøder, hvor disse diskuteres, og hvor status for selskabets aktiviteter fremlægges. Begge interessenter har mulighed for at deltage, foruden selskabets bestyrelsesformand og eventuelt næstformand samt relevante medlemmer af direktionen.

Ud over årsrapport fremlægger bestyrelsen også kvartalsrapport og halvårsrapport til interessenterne samt til Selskabsstyrelsen. Disse fremsendes senest 5 uger efter 1. og 3. kvartal. På baggrund af rapporterne afholdes der kvartalsmøder, hvor disse diskuteres, og hvor status for selskabets aktiviteter fremlægges. Begge interessenter har mulighed for at deltage, foruden selskabets bestyrelsesformand og eventuelt næstformand samt relevante medlemmer af direktionen.

Der kan ikke træffes beslutninger på kvartalsmøderne. Hvis interessenterne ønsker at foretage tiltag på baggrund af kvartalsrapporterne, skal der i stedet indkaldes til ekstraordinært interessentskabsmøde i henhold til vedtægterne.

Bestyrelsens sammensætning

Bestyrelsen består af 8 medlemmer. To udpeges af Transportministeriet for Staten og fire udpeges af Københavns Kommune. De sidste to medlemmer er medarbejdervalgte repræsentanter, der har samme rettigheder, pligter og ansvar som de øvrige medlemmer (regler herfor, se her). Oplysninger om bestyrelsens medlemmer findes her og i øvrigt i årsrapporten.

Bestyrelsesmedlemmerne udpeges for fire år ad gangen, og der kan ske genudpegning. Udpegning af formand og næstformand sker efter enighed mellem Staten og Københavns Kommune, således at de hver har en repræsentant i formandskabet.

Bestyrelsens opgaver og ansvar

By & Havns overordnede mål og strategi fastlægges af bestyrelsen, ligesom den også fører tilsyn med direktionens varetagelse af den daglige ledelse. Det er derudover bestyrelsens opgave at sikre, at selskabet følger retningslinjerne i vedtægterne og i forretningsstrategien. Bestyrelsens og bestyrelsesformandens opgaver er fastlagt i bestyrelsens forretningsorden, som årligt gennemgås og opdateres af hele bestyrelsen. By & Havns overordnede mål og strategi fastlægges af bestyrelsen, ligesom den også fører tilsyn med direktionens varetagelse af den daglige ledelse. Det er derudover bestyrelsens opgave at sikre, at selskabet følger retningslinjerne i vedtægterne og i forretningsstrategien. Bestyrelsens og bestyrelsesformandens opgaver er fastlagt i bestyrelsens forretningsorden, som årligt gennemgås og opdateres af hele bestyrelsen. Antallet af årlige møder fremgår af årsrapporten.

Hvert år gennemfører bestyrelsen en selvevaluering. Evalueringen sker ved, at de enkelte medlemmer gennem udfyldelse af et spørgeskema i anonymiseret form tilkendegiver deres holdning til blandt andet mødernes og materialets form, metoder i bestyrelsen, opfølgning og implementering af trufne beslutninger, formandens arbejde, samarbejdet mellem bestyrelse og direktion mv.

Revisionsudvalg

I 2012 blev der nedsat et revisionsudvalg  – se kommissoriet for det her. Udvalget skal overordnet sikre, at selskabets regnskabsprincipper, procedurer og praksis følges på alle niveauer. Udvalget overvåger regnskabsaflæggelsesprocessen, det interne kontrolsystem samt revisionen af henholdsvis kvartals- og årsrapporter. Revisionsudvalget udgøres af de siddende bestyrelsesmedlemmer, og samles minimum to gange årligt.

Direktionen

Direktionen er ansvarlig for selskabets daglige ledelse og består af ét medlem. Oplysninger om direktionen findes på By & Havns hjemmeside og i årsrapporten. Bestyrelsen fastlægger de nærmere retningslinjer for direktionen, herunder arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion samt mellem direktørerne indbyrdes.